Frågor och svar
Här i vår frågebank hittar du FAQ med vanliga frågor och svar när det handlar om upphandling av konst och kultur.
För dig som ska upphandla konst
Vanliga frågor
Vi har inte tid att genomföra en upphandling. Kan man inte ta hänsyn till det?
God planering är en framgångsfaktor vid upphandling och ju mer man lär sig om hur processen går till desto lättare är det att hinna med. Det finns undantag för “synnerlig brådska” men de gäller främst mycket viktiga anskaffningar t.ex. inom vården och kan vanligen inte användas för kulturområdet.
Om en liten organisation utan upphandlarkompetens inte mäktar med, måste de med mindre resurser upphandla?
Upphandling sker egentligen alltid – antingen genom interna regler på myndigheten eller genom lagens regler. Det är främst värdet på upphandlingen som avgör vad man måste göra. Den vanliga gränsen för annonsering är t.ex. 700 t SEK.
Vi vill kunna samtala i processen? Kan man göra det?
Ja, en diskussion med leverantörer går att genomföra och det förtydligades vid senaste regeländringen 2022. Det är viktigt att samtalet dokumenteras.
Om man vet vilken konstnär man vill ha varför måste man krångla till det med en upphandling? Man sätter ju andra i onödigt arbete.
Det finns ett undantag (6 kap. 14 § i LOU) som gäller när ingen annan konstnär kan leverera det man vill ha. Det kan vara svårt att visa det här och i Sverige har mängder av rättsfall klargjort att undantaget kan användas väldigt sällan. Det viktiga här är att det finns en konstnär vars uttryck är så lämpligt för projektet att den måste göra verket. Det krävs alltså väldigt mycket för att frångå den öppna konkurrens (genom annons) som är grunden i upphandlingssystemet där så många som möjligt ska få chansen att delta.
För oss är det mycket viktigt att projektet blir bra och vi har svårt att veta vad som kan funka och vill ha tydliga skisser. Kan en myndighet be konstnärerna att skissa utan kostnad?
Det finns inga krav i lagen på att ersättning ska utgå till de leverantörer som deltar i upphandlingar med anbud i flera steg. Det är emellertid praxis inom kulturområdet eller att arvode utgår när det gäller t.ex. skissuppdrag för konstgestaltningar och det rekommenderar vi att man budgeterar för, även inom formgivningsområdet.
För dig som lämnar anbud (konstnär eller formgivare)
Vanliga frågor
I vissa fall ser man upphandlingsdokument på byråkratsvenska med många bilagor. Har inte myndigheter en skyldighet att förenkla? Måste man inte jämna ut obalansen mellan parterna?
Det blir ofta krångligt när myndigheter ska beskriva något i text. I Sverige har myndigheter en skyldighet att använda klarspråk och det kan säkert vara bra att vi alla påpekar när vi upptäcker underliga formuleringar och oklara beskrivningar. I Frågor & Svar i en upphandling kan man lämna synpunkter. Ofta är det tidsbrist som orsakar det här skulle vi tro.
I flera upphandlingar förstår man inte varför den som fick uppdraget fick det. Måste inte myndigheter visa hur man kommer utvärdera?
Motiveringsskydlighet gäller främst för upphandlingar av högre värde (över tröskelvärdet) och vill myndigheten inte svara på hur de resonerat behöver de egentligen inte det i andra fall. Man kan begära ut andra anbudsgivares anbud till de delar det inte råder sekretess och på så vis kanske se vad som varit avgörande. Det ligger i sakens natur att konst och kultur kan väljas på rätt subjektiva grunder men ofta finns ju konstprogram och liknande som ger en inriktning för tilldelningsbeslutet.
Jag orkar inte med allt krångel, varför kan jag inte bara ringa upp och ställa mina frågor?
Myndigheten kan föra diskussioner med leverantörer i någon mån och det kan vara möjligt att tala med dem per telefon. För att alla deltagare i upphandlingen ska få samma information är det ofta praktiskt för myndigheten att man ställer frågor i “Frågor & Svar” i upphandlingsverktyget.
Jag blev utesluten för mitt CV hade en sida för mycket, får det gå till så?
Jo, vi har sett sådana upphandlingar där man satt rätt fåniga krav som uteslutit många. Man bör reagera redan i förväg (Frågor och Svar) när man ser sådana här stränga krav som egentligen inte har med upphandlingsföremålet att göra. Ibland är de olika personer inom myndigheten som har varit med och bestämt kraven och vissa av dem kanske inte vet så mycket om konst och kultur utan är vana med andra typer av upphandlingar.
Varför kan man inte göra som förut när tjänstepersoner kunde ringa upp och ge en ett uppdrag?
Upphandlingsreglerna och de interna reglerna för inköp på myndigheten syftar till att konkurrensen ska vara öppen. Över 700 t SEK handlar det främst om att alla inom EU ska få samma chans att bjuda på uppdrag som kan vara intressanta för dem (i andra länder). Öppenheten är viktig för att hindra korruption och annan oegentlighet som kan förekomma. Upphandlingar i Europa omfattar väldigt stora summor.
Vad är en upphandlande myndighet?
De flesta myndigheter omfattas när de ska köpa något (anskaffa), men även bidragsmottagare eller andra aktörer som har betydande ekonomiskt stöd av myndigheter (offentliga medel) kan vara tvungna att följa reglerna om upphandling.
